SENTARA SYSTEM
Guide d'utilisation

Utilisez SENTARA Assistant
en 5 minutes

Configurez votre activité, collez un message client, générez une réponse professionnelle et gardez le contrôle sur chaque échange.

Qu'est-ce que SENTARA Assistant ?

SENTARA Assistant vous aide à répondre plus vite aux messages clients, sans automatiser entièrement la relation. Vous gardez toujours la main sur la réponse finale avant l'envoi.

Ce n'est pas un chatbot autonome. C'est un assistant de rédaction IA : il structure, professionnalise et adapte vos réponses au secteur de votre activité, à partir des informations que vous lui avez fournies.

Principe essentiel : SENTARA Assistant génère une réponse prête à copier-coller. Vous relisez, ajustez si besoin, et vous envoyez. La validation finale reste toujours humaine.

01
Configurer votre activité

Avant de générer des réponses, renseignez les informations de votre activité dans l'onglet Configurer mon activité.

  • Nom de l'entreprise — utilisé pour personnaliser les réponses
  • Type d'activité — permet au bot d'adapter son vocabulaire au secteur
  • Adresse ou zone — pour répondre aux questions de localisation
  • Horaires — pour répondre aux questions d'ouverture
  • Offres, tarifs ou prestations — pour répondre aux questions de prix
  • Conditions importantes — conditions de réservation, de livraison, etc.
  • Message de redirection humaine — utilisé quand le bot doit passer la main

Conseil : Indiquez les prix importants, les horaires exacts, les conditions particulières et les situations où l'équipe doit reprendre la main. Plus la configuration est précise, plus les réponses seront adaptées.

02
Coller le message client

Copiez le message reçu depuis Instagram, WhatsApp, Messenger, email ou tout autre canal, puis collez-le dans le champ prévu dans SENTARA Assistant.

Exemples de messages à traiter :

Vous êtes ouverts ce soir ?
C'est combien pour une coupe femme ?
Je voudrais réserver pour 4 personnes samedi.
Vous livrez dans ma ville ?
Je suis allergique, vous pouvez garantir qu'il n'y a aucun risque ?
03
Générer une réponse

Cliquez sur "Générer une réponse". L'assistant produit une réponse adaptée à votre activité configurée.

Le bot adapte automatiquement :

  • le vocabulaire métier selon le secteur détecté
  • le ton professionnel et le vouvoiement
  • les informations disponibles dans votre configuration
  • les limites à ne pas dépasser (pas de confirmation non vérifiée)
  • la question d'action finale adaptée à votre secteur
04
Relire avant d'envoyer

Relisez toujours la réponse générée avant de l'envoyer.

SENTARA Assistant aide à structurer la réponse, mais l'humain garde la responsabilité de la validation finale. Si une information vous semble inexacte ou à ajuster, modifiez la réponse avant l'envoi.

Ne jamais envoyer une réponse qui confirme quelque chose que vous n'avez pas vérifié vous-même (disponibilité, rendez-vous, livraison, résultat technique).

05
Copier et envoyer

Quand la réponse vous convient, cliquez sur "Copier la réponse". Collez ensuite directement dans votre canal de discussion avec le client — Instagram, WhatsApp, email, etc.

La réponse est prête à l'envoi, sans mise en forme ni nettoyage nécessaire.

Quand reprendre la main humainement

Certaines situations nécessitent une intervention directe de votre équipe. Ne laissez pas le bot gérer seul :

Client mécontent ou réclamation
Demande de remboursement
Allergie ou sujet de sécurité
Demande médicale ou de santé
Réservation précise à confirmer
Disponibilité à vérifier
Transformation technique complexe
Tarif dépendant d'un diagnostic
Bot sans information suffisante
Demande hors cadre habituel
Comprendre les crédits
  • Une réponse générée = 1 crédit utilisé
  • Votre solde de crédits est visible en permanence dans l'interface
  • Les crédits se renouvellent chaque mois selon l'offre souscrite
  • En cas d'erreur technique côté serveur, le crédit est remboursé automatiquement
  • Si les crédits sont épuisés, la génération est bloquée jusqu'au renouvellement
Ce que SENTARA Assistant fait — et ne fait pas
Ce qu'il fait
  • Aide à répondre plus vite
  • Reformule professionnellement
  • Adapte le vocabulaire au secteur
  • Réduit le temps de rédaction
  • Maintient un ton cohérent
  • Génère des réponses copiables-collables
  • Signale quand une reprise humaine est préférable
  • Vérifie votre disponibilité réelle si Google Calendar est connecté
Ce qu'il ne fait pas
  • Ne répond pas automatiquement aux clients
  • Ne confirme jamais un rendez-vous sans votre validation
  • Ne prend pas les paiements
  • Ne devine jamais une disponibilité sans la vérifier
  • Ne remplace pas l'équipe
  • Ne doit pas être utilisé sans relecture
Bonnes pratiques
  • Garder votre configuration à jour si vos offres ou horaires changent
  • Mentionner les prix quand ils sont connus et stables
  • Préciser les conditions importantes (dépôt, annulation, délais)
  • Relire chaque réponse avant de la copier
  • Corriger légèrement si nécessaire avant l'envoi
  • Ne jamais envoyer une réponse qui confirme quelque chose non vérifié
  • Reprendre la main manuellement pour les demandes sensibles
Support

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